Unterlagen für den Hausverkauf: die vollständige Checkliste (mit Wohnung)

Von Max Lomnitz, Immobilienmakler (IHK) und Fachmakler für Immobilienbewertung · aktualisiert am 30. Oktober 2026

Fehlende Unterlagen sind der häufigste Grund, warum ein Immobilienverkauf ins Stocken gerät – nicht fehlende Käufer. Die Bank des Käufers will den Grundbuchauszug, der Notar die Teilungserklärung, der Interessent den Energieausweis. Wer das alles erst zusammensucht, wenn danach gefragt wird, verliert Wochen. Diese Checkliste zeigt, was Sie brauchen, wo Sie es bekommen und was es kostet.

Richtwerte, Stand 2026. Gebühren variieren je nach Behörde und Hausverwaltung.

Die Pflichtunterlagen – ohne sie geht nichts

Grundbuchauszug (nicht älter als drei Monate). Zeigt Eigentümer, Grundschulden, Wegerechte, Wohnrechte. Beim Grundbuchamt des Amtsgerichts Köln, als beglaubigter Auszug rund 20 Euro, unbeglaubigt 10 Euro. Die Käuferbank will ihn immer.

Energieausweis. Pflicht, sobald die Immobilie inseriert wird – die Kennwerte müssen im Inserat stehen. Für Häuser bis 1977 ohne Sanierung ist ein Bedarfsausweis vorgeschrieben (ab etwa 300 Euro), sonst reicht ein Verbrauchsausweis (ab 60 Euro). Bei Wohnungen gilt der Ausweis des Gebäudes – fragen Sie die Hausverwaltung, bevor Sie einen neuen bestellen.

Flurkarte / Liegenschaftskarte. Zeigt Lage und Grenzen des Grundstücks. Beim Katasteramt der Stadt Köln oder online über das Geoportal, rund 15 bis 30 Euro.

Baupläne und Baugenehmigung. Grundrisse, Schnitte, Ansichten, Baubeschreibung. Wenn Sie sie nicht mehr haben: Bauaktenarchiv des Bauaufsichtsamts Köln, Akteneinsicht auf Antrag – rechnen Sie mit zwei bis vier Wochen. Aus den Plänen entstehen die 2D- und 3D-Grundrisse fürs Exposé.

Wohnflächenberechnung. Nach Wohnflächenverordnung. Steht oft in den Bauunterlagen oder im Kaufvertrag von damals. Fehlt sie, lassen wir sie erstellen – eine falsche Flächenangabe ist ein Haftungsrisiko im Kaufvertrag.

Baulastenverzeichnis. Öffentlich-rechtliche Verpflichtungen, die nicht im Grundbuch stehen (etwa Abstandsflächen auf dem Nachbargrundstück). Auskunft beim Bauaufsichtsamt Köln. Käuferbanken fragen immer häufiger danach.

Grundsteuerbescheid und Nebenkostenaufstellung. Der Käufer will wissen, was das Haus im Jahr kostet: Grundsteuer, Versicherungen, Müll, Wasser, Heizung.

Zusätzlich bei Eigentumswohnungen

Bei einer Wohnung beurteilen Käufer und Banken die ganze Gemeinschaft. Deshalb kommen dazu:

• Teilungserklärung mit Aufteilungsplan – definiert Sonder- und Gemeinschaftseigentum und ob eine Verwalterzustimmung zum Verkauf nötig ist
• Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten drei Jahre
• Wirtschaftsplan und die letzte Jahresabrechnung mit Hausgeld und Stand der Erhaltungsrücklage
• Beschlusssammlung, wenn Maßnahmen beschlossen, aber noch nicht bezahlt sind
• Verwaltervertrag und Kontaktdaten der Hausverwaltung
• Hausordnung

All das bekommen Sie bei der Hausverwaltung. Viele Verwaltungen berechnen für ein Unterlagenpaket 50 bis 150 Euro und brauchen zwei bis drei Wochen. Fragen Sie früh.

Bei vermieteten Immobilien

• Mietverträge aller Einheiten inklusive Nachträgen
• Mietaufstellung: aktuelle Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlung, Datum der letzten Mieterhöhung
• Kautionsnachweise – die Kaution geht beim Verkauf auf den Käufer über
• Betriebskostenabrechnungen der letzten zwei Jahre

Was den Preis stützt – freiwillig, aber wertvoll

Rechnungen für Modernisierungen. Neue Heizung, Dach, Fenster, Bad, Elektrik – mit Datum und Betrag. Was Sie belegen können, zählt im Preis. Was Sie nur behaupten, zieht der Käufer ab.

Wartungsprotokolle für Heizung, Schornsteinfeger, Kaminofen. Versicherungsnachweise (Gebäudeversicherung geht auf den Käufer über). Bodengutachten, Altlastenauskunft, Denkmalschutzbescheid, wenn vorhanden.

Löschungsbewilligung für eine abbezahlte, aber noch eingetragene Grundschuld – bei Ihrer Bank anfordern, dauert zwei bis vier Wochen. Ohne sie verzögert sich der Notartermin.

Die Checkliste zum Abhaken

Sie müssen das nicht allein machen

Mit einer Vollmacht fordern wir Grundbuchauszug, Flurkarte, Bauakten, Baulastenauskunft und die Verwaltungsunterlagen für Sie an – das ist bei uns Teil des Auftrags, nicht Zusatzleistung. Und wir gehen die Unterlagen durch, bevor ein Käufer sie sieht: Ein Wohnrecht im Grundbuch, eine offene Sonderumlage oder eine fehlende Baugenehmigung für den Wintergarten sollten Sie kennen, bevor der Interessent danach fragt.

Passend dazu: Haus verkaufen in Köln · Wohnung verkaufen in Köln · Geerbte Immobilie verkaufen · Immobilienbewertung Köln

Häufige Fragen zu den Verkaufsunterlagen

Welche Unterlagen brauche ich für den Hausverkauf?

Mindestens: Grundbuchauszug (nicht älter als drei Monate), Energieausweis, Flurkarte, Baupläne mit Baugenehmigung, Wohnflächenberechnung, Baulastenauskunft, Grundsteuerbescheid und eine Nebenkostenaufstellung. Dazu Rechnungen für Modernisierungen und bei abbezahlten Grundschulden die Löschungsbewilligung.

Welche Unterlagen brauche ich zusätzlich für eine Eigentumswohnung?

Teilungserklärung mit Aufteilungsplan, Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten drei Jahre, Wirtschaftsplan, letzte Jahresabrechnung mit Hausgeld und Erhaltungsrücklage, Beschlusssammlung und Verwaltervertrag. Alles bei der Hausverwaltung erhältlich, meist gegen Gebühr.

Wo bekomme ich den Grundbuchauszug in Köln?

Beim Grundbuchamt des Amtsgerichts Köln, schriftlich oder persönlich mit Eigentumsnachweis. Ein unbeglaubigter Auszug kostet 10 Euro, ein beglaubigter 20 Euro. Mit Vollmacht fordern wir ihn für Sie an.

Wann brauche ich den Energieausweis?

Spätestens beim Inserieren – die Kennwerte müssen in der Anzeige stehen, sonst droht ein Bußgeld. Für unsanierte Häuser mit Bauantrag vor 1977 ist ein Bedarfsausweis Pflicht, sonst reicht der günstigere Verbrauchsausweis. Bei Wohnungen gilt der Ausweis des Gebäudes.

Was passiert, wenn Baupläne fehlen?

Dann beantragen Sie Akteneinsicht im Bauaktenarchiv des Bauaufsichtsamts Köln. Das dauert zwei bis vier Wochen. Fehlt die Baugenehmigung für einen Anbau oder Wintergarten komplett, muss das vor dem Verkauf geklärt werden – Käufer und Banken fragen danach.

Wie lange dauert die Beschaffung aller Unterlagen?

Rechnen Sie mit drei bis sechs Wochen, wenn Sie bei null anfangen. Die längsten Posten sind Bauakten, Verwaltungsunterlagen und die Löschungsbewilligung der Bank. Deshalb beginnen wir mit der Beschaffung am Tag der Beauftragung, parallel zu Fotografie und Exposé.

Sprechen Sie uns an

0151 416 45595, Montag bis Sonntag von 9 bis 20 Uhr, oder info@stadtland-makler.de. Ein Gespräch kostet nichts und verpflichtet zu nichts.

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